4. Approccio allo sviluppo e al ciclo di vita del progetto – Capire il modo di lavorare del tuo team

È necessario conoscere le definizioni e le caratteristiche del ciclo di vita del progetto ed essere in grado di riconoscere i diversi tipi di cicli di vita: predittivo e adattivo. È necessario avere familiarità con le differenze tra il ciclo di vita del progetto e il ciclo di vita del prodotto. È necessario comprendere i diversi approcci di sviluppo.

Ciclo di vita è un termine che usiamo per descrivere il tempo complessivo di esistenza di qualcosa. Gli alberi hanno un ciclo di vita, da un seme a un albero, a un tronco caduto a terra nella foresta. Infatti, se ti guardi intorno in una foresta, di solito puoi vedere gli alberi in molte fasi del loro ciclo vitale. Il fatto che queste fasi siano simili per diversi tipi di alberi suggerisce che le fasi all’interno di un ciclo di vita sono vere su una base molto ampia, o di alto livello, per tutto ciò che potremmo classificare come albero. Pertanto, se siamo in grado di riconoscere dove si trova un albero nel suo ciclo di vita, possiamo prevedere cosa probabilmente accadrà dopo. Come gli alberi, tutti i progetti hanno notevoli fasi di alto livello man mano che si evolvono dalle idee iniziali al completamento.

Possiamo pensare che i progetti si evolvano anche in modo un po’ sequenziale, anche se sono necessarie modifiche o problemi causano interruzioni o rielaborazioni. In generale, quando pensiamo a questa progressione di alto livello da uno stato iniziale a uno stato completato, possiamo riferirci ad essa come a un ciclo di vita del progetto. Possiamo vedere molti tipi di progetti passare attraverso questo tipo di progressione, anche se gli obiettivi finali, i risultati finali o persino i domini applicativi del progetto (come la costruzione, il software o la gestione degli eventi) potrebbero essere molto diversi l’uno dall’altro.

Nella figura seguente è possibile illustrare l’aspetto del ciclo di vita di un progetto.

• Prima fase: ideare (aspire)  è da qui che nascono i progetti. È una fase di aspirazione e ideazione. In questa fase di pre-progetto, l’azienda ha l’idea ed è necessario assicurarsi che qualsiasi idea di progetto proposta sia allineata con la missione dell’organizzazione.
• Successivamente, l’azienda crea un business case. Il progetto proposto deve essere giustificato sulla base di prove e dettagli. È necessario valutare i benefici del progetto e il valore che apporta agli stakeholder.
• Quindi crea un Project Charter. Un project charter consente allo sponsor del progetto di autorizzare formalmente l’esistenza di un progetto dopo aver considerato il business case e le esigenze organizzative. Il project charter è un documento ufficiale che identifica il project manager e concede l’autorità di applicare le risorse organizzative alle attività del progetto.
• Sviluppare il piano di project management (project management plan). Questa fase esamina le attività che devono essere completate per portare a termine il progetto con successo. Prende in considerazione sia le attività relative al progetto che quelle relative al prodotto. In qualità di project manager, questa è una fase critica; Ti impegnerai molto per pianificare e organizzare il progetto in dettaglio.
• Quindi si esegue il piano di project management. Il team di progetto deve essere motivato e guidato con successo a produrre i risultati finali del progetto.
• C’è anche un aspetto di monitoraggio e controllo nella fase di esecuzione; le milestone devono essere raggiunte entro i vincoli di pianificazione, costo e qualità del progetto mirato.
• Infine, puoi finire il progetto. Qui il progetto è completato e chiuso. In qualità di project manager, gestirai la chiusura amministrativa, documenterai le lezioni apprese e comunicherai i risultati del progetto.

L’elaborazione progressiva avviene man mano che un progetto passa da una fase all’altra. La crescente quantità di dettagli disponibili man mano che un progetto procede offre l’opportunità di verificare se c’è un valore nel continuare a investire nel progetto.

Un gate di fase è un punto per decidere se un progetto deve essere continuato o terminato. L’interruzione anticipata di un progetto può comportare notevoli risparmi sui costi. I membri del comitato direttivo esaminano l’avanzamento, il valore e l’ambiente aziendale del progetto e decidono se continuare, sospendere o annullare completamente il progetto. In altre parole, un gate di fase blocca l’ulteriore avanzamento del progetto fino a quando un’autorità non ne consente l’apertura dopo aver esaminato lo stato di avanzamento fino a questo punto. I gate di fase sono anche noti come punti di revisione di fase o punti di uccisione.

Qual è la differenza tra una fase di progetto e un ciclo di vita del progetto?

Una fase di progetto è una raccolta di attività di progetto logicamente correlate che culminano nel completamento di uno o più risultati finali.

Il ciclo di vita di un progetto è la serie di fasi che un progetto attraversa dal suo inizio al suo completamento.

Quindi, in base a ciò che abbiamo appena appreso, una fase di progetto è una componente del ciclo di vita di un progetto. Cioè, i cicli di vita sono composti da fasi. Guida PMBOK® – Settima edizione (Sezione 2.3)

Un prodotto è un artefatto che viene prodotto, è quantificabile ed è un prodotto finale o un componente.

Il ciclo di vita del prodotto è l’insieme di fasi che rappresentano l’evoluzione di un prodotto, dall’ideazione alla consegna, alla crescita, alla maturità e al ritiro. Inizia quando viene concepito un prodotto e viene avviato lo sviluppo. Viene quindi introdotto sul mercato. Questo è seguito da una crescita delle vendite, un picco di vendite e spesso un graduale declino, dopo il quale il prodotto viene tipicamente ritirato dal mercato.

Come si può vedere in figura possono essere diversi progetti in diversi punti del ciclo di vita del prodotto. La creazione iniziale del prodotto potrebbe essere un progetto. L’aggiunta di funzionalità al prodotto potrebbe essere un altro progetto. Le revisioni potrebbero essere un progetto e così via.

Approccio allo sviluppo e dominio prestazionale del ciclo di vita

È necessario avere familiarità con le attività relative all’approccio allo sviluppo e al dominio prestazionale del ciclo di vita, alla definizione di ciclo di vita e alle caratteristiche dei cicli di vita predittivi, adattivi e ibridi per valutare gli approcci da scegliere per i progetti.

Secondo la Guida PMBOK® – Settima Edizione, il dominio prestazionale dell’approccio allo sviluppo e del ciclo di vita riguarda le attività e le funzioni associate all’approccio di sviluppo, alla cadenza e alle fasi del ciclo di vita del progetto.

• Il team può utilizzare una varietà di approcci diversi per la distribuzione, a seconda degli obiettivi del progetto e dei risultati desiderati, nonché del rischio o dell’incertezza associati all’ambiente di un progetto. Questo dominio consiste nel capire quale approccio utilizzerà il tuo team e quali sono le implicazioni di tale decisione.
• L’esecuzione efficace di questo dominio prestazionale consente di ottenere i seguenti risultati desiderati:
• Approcci di sviluppo coerenti con i risultati finali del progetto.
• Un ciclo di vita del progetto costituito da fasi che collegano la fornitura di valore aziendale e per gli stakeholder dall’inizio alla fine del progetto.
• E un ciclo di vita del progetto costituito da fasi che facilitano la cadenza di consegna e l’approccio di svilupponecessario per produrre i risultati finali del progetto.

L’approccio allo sviluppo è un metodo utilizzato per creare ed evolvere un prodotto, un servizio o un risultato durante il ciclo di vita del progetto, ad esempio un metodo predittivo, adattivo o ibrido. L’approccio di sviluppo può dimostrare caratteristiche specifiche, ad esempio iterativo o incrementale. Guida PMBOK® – Settima edizione (Sezione 2.6).

Gli approcci allo sviluppo possono essere visti in linea di massima come due estremi in termini di obiettivi e attuazione. Entrambi possono essere appropriati nelle giuste circostanze e nel giusto progetto.

• Da un lato abbiamo i cicli di vita predittivi. Si tratta di processi tradizionali, graduali. Hanno anche nomi come cascata, lineare, strutturato, basato su piani o stabile.
• Dall’altro lato abbiamo i cicli di vita adattivi, che alcune persone conoscono come cicli di vita “agili“. Questi sono iterativi, il che significa che passano da un’iterazione all’altra che si ripetono. Hanno anche nomi come agile, iterativo, incrementale, a spirale, estremo ed evolutivo.
• Tra questi due, abbiamo il ciclo di vita ibrido. Questi utilizzano elementi dei cicli di vita dello sviluppo predittivo e adattivo.

Raccomandazioni per la scelta di un approccio allo sviluppo

Gli approcci più tradizionali del project management sono gli approcci di sviluppo predittivo. Questi approcci sono anche indicati come “a cascata”, “lineari”, “basati su piani” o “stabili”. Con l’approccio dello sviluppo predittivo, si progetta e si implementa un progetto in un ciclo di vita sequenziato in fasi distinte, dalla fase concettuale e di fattibilità iniziale alla distribuzione del prodotto o servizio finale. L’approccio predittivo è più strutturato, prevedibile e stabile rispetto all’approccio adattivo. Le caratteristiche principali sono:

• Seguono una struttura generalmente sequenziale dall’inizio alla fine
• con passi sequenziali e ben pianificati,
• e l’obiettivo di consegnare qualcosa di ampiamente completo solo alla fine del progetto.

Gli approcci di sviluppo predittivo funzionano meglio quando:

• Ci sono stati progetti simili fatti in precedenza che possono fornire modelli ed esempi
• Quando la pianificazione può essere fatta in anticipo
• e quando c’è un ambito, una pianificazione, un costo e un fabbisogno di risorse ben definiti, che rimarranno relativamente stabili.

I cicli di vita predittivi sono associati a fasi chiare; Il project manager e il team individuano i requisiti in anticipo, eseguono il lavoro e monitorano le prestazioni attraverso l’adempimento. Proprio come un edificio che segue un progetto. Ogni settore ha il proprio esempio di ciclo di vita predittivo del progetto. Molto probabilmente hai lavorato a un progetto che utilizzava un ciclo di vita predittivo. Per questo esempio, consideriamo il settore delle costruzioni.

Come puoi vedere, ogni passaggio è chiaramente definito e avviene in una sequenza prestabilita. L’inquadratura non può avvenire, ad esempio, fino a quando la fondazione non è completa. La fondazione non può avvenire fino a quando i lavori del sito non sono completati. E così via.

Gli approcci adattivi utilizzano un approccio completamente diverso allo sviluppo. Esistono diversi approcci adattivi, ma i più comuni sono iterativi, incrementali e agili. Gli approcci di sviluppo adattivo sono progettati attorno a iterazioni che ripetono le fasi del progetto.

• Utilizzano un approccio iterativo che ripete le fasi del progetto
• Il progetto passa alla fase successiva dopo il feedback dei clienti.

Gli approcci di sviluppo adattivo funzionano meglio quando:

• I requisiti non sono ben noti in anticipo
• È noto che i requisiti stanno cambiando
• Hai l’opportunità di ricevere frequenti feedback da parte degli utenti
• Quando il tuo team ha la flessibilità di modificare, perfezionare e persino sostituire i requisiti.

I cicli di vita adattivi sono associati all’iterazione e alla consegna graduale dei componenti di lavoro in diverse iterazioni. Di conseguenza, un progetto è meno vincolato a sviluppare i requisiti in anticipo e, pertanto, consente modifiche man mano che i risultati finali vengono finalmente rivisti. Questo spesso rende il risultato molto diverso da quello che avrebbe potuto essere articolato all’inizio del progetto. Per questo esempio, consideriamo lo sviluppo del software.

Si noti che il processo si ripete su se stesso in diverse posizioni. Ciò consente al team di perfezionare il design, passo dopo passo, fino a raggiungere una soluzione ottimale. Questo può essere un sottoprocesso critico quando il progetto non è stato chiaramente articolato e il team deve capirlo man mano che procede. Ci sono un certo numero di cicli di questo tipo in vari punti del processo. Ci riferiamo a queste iterazioni e sono al centro della maggior parte dei cicli di vita adattivi.

Nel mezzo, a cavallo degli altri due approcci, ci sono gli approcci di sviluppo ibridi. Si tratta di una combinazione di approcci predittivi e adattivi, che integrano elementi di ciascuno.

L’approccio ibrido viene utilizzato al meglio quando:

• C’è un forte bisogno di ricerca iniziale
• Tuttavia, i requisiti normativi o di altro tipo indicano che i risultati finali devono essere implementati in modo prevedibile.
• Gli attributi del progetto si adattano agli elementi sia dell’approccio predittivo che di quello adattivo

Di solito questo funziona solo quando l’organizzazione ha una notevole esperienza nella gestione di progetti complessi. Diamo un’occhiata a un esempio ibrido.

In questo caso, abbiamo una coppia di chef di talento che hanno deciso di aprire il proprio ristorante. In questo caso, immaginano che il progetto si svolga in tre fasi.

• La prima fase è cucinare a casa. È qui che esplorano le opzioni del ristorante e impostano il loro menu e farlo significa provare le cose, assaggiarle, adattare la ricetta e riprovarle da capo. Quel ciclo al centro rende questo un ciclo di sviluppo adattivo, almeno durante questa fase.
• La fase successiva è l’affitto di una cucina commerciale autorizzata e la formazione di cuochi. Ancora una volta, si tratta di un processo iterativo, in quanto addestrano gli chef sulle loro ricette, inviano messaggi al loro cibo, li addestrano di più e così via. Ciò rende anche questa fase adattiva.
• A quel punto, il processo diventa predittivo. Passo dopo passo, completeranno le attività necessarie per allestire, commercializzare e aprire il loro ristorante. È interessante notare che questa terza fase può avvenire in concomitanza con le altre due. Cioè, può iniziare quando inizia la prima fase di cottura a casa e continua fino alla fase di cottura in cucina. Non dipende dal fatto che uno dei due sia stato completato per iniziare.

Attività, risultati finali e milestone del progetto

È necessario conoscere le definizioni e le caratteristiche di questi elementi comuni a tutti gli approcci: Activity, Deliverable, Milestone.

Attività

Un‘attività è una parte distinta e programmata del lavoro eseguita nel corso di un progetto. (Lexicon of Terms | Project Management Institute). Le attività hanno un inizio e una fine distinti. Le attività di solito prevedono diverse fasi secondarie; Una volta completate queste sottofasi, l’intera attività può essere considerata completata. Diverse attività correlate possono essere combinate per formare un’attività di riepilogo.

Risultato finale – Deliverable

Un deliverable è qualsiasi prodotto, risultato o capacità univoco e verificabile di eseguire un servizio prodotto per completare un processo, una fase o un progetto. (Lexicon of Terms | Project Management Institute). Si tratta di risultati misurabili delle attività. I risultati finali possono essere tangibili o intangibili. Se può essere d’aiuto, immagina di consegnare qualcosa allo sponsor del progetto o agli stakeholder al termine di un’attività. Nell’esempio seguente puoi vedere le attività e i risultati finali.

• L’attività di mettere insieme una proposta e un budget genera la dichiarazione di lavoro deliverable (SOW).
• L’identificazione del fornitore di cibo e del menu genera un contratto firmato.
• L’identificazione del fornitore di musica e intrattenimento genera un contratto firmato.

Quando i deliverable vengono proposti, il project manager deve considerare come devono essere valutati e misurati. I risultati del progetto dipenderanno dalla qualità dei suoi risultati. Quindi, quando un risultato finale viene definito e quindi assegnato a una determinata risorsa, queste misure possono comunicare il livello di lavoro previsto. In qualsiasi momento trascorso, è quindi possibile misurare in modo ragionevole lo stato di avanzamento rispetto alle aspettative stimate per il tempo trascorso.

Milestone

Una milestone è un punto o un evento significativo in un progetto, un programma o un portfolio. (Lexicon of Terms | Project Management Institute). 

Il termine ha avuto origine dall’antico Impero Romano. I Romani erano famosi per la costruzione di strade per migliaia di chilometri, e molte di esse sono visibili ancora oggi. Queste pietre miliari permisero ai generali dell’esercito romano di calcolare quanto tempo ci sarebbe voluto per spostare le truppe da un’area all’altra dell’impero. Proprio come le pietre miliari informavano gli antichi romani e informano ancora i viaggiatori terrestri di oggi, le milestone vengono utilizzate nel project management per consentire a un project manager di tenere traccia dei progressi lungo la sequenza temporale di un progetto. Le milestone possono essere utilizzate per designare il completamento di determinati segmenti o risultati finali per un progetto. I progetti complessi possono avere molte milestone nella sequenza temporale e sono utili per determinare quanto lavoro è stato completato e quanto rimane da fare.

• Una milestone di progetto è un evento che segna l’inizio o la fine delle attività.
• Una milestone non ha una durata o risorse assegnate; è semplicemente un indicatore di riferimento. Gli strumenti software di progetto possono in genere mostrare visualizzazioni del completamento delle attività cardine, confronti delle stime con lo stato di avanzamento effettivo e così via.
• Al momento della pianificazione e della stima del progetto, a ogni milestone deve essere associata una data target che mostra il punto previsto in cui tutte le attività precedenti a tale milestone saranno completate.
• Durante la pianificazione del progetto, la data associata alla milestone è la data di completamento dell’attività cardine pianificata; una volta eseguita correttamente, diventa la data di completamento effettiva della milestone.