2. Progetti e Project Management – Capire la professione

In questa lezione vengono forniti i concetti di base del Project Management. È necessario avere familiarità con le definizioni di Progetto, Project Management, Program e Portfolio.

Il Lexicon of Terms di PMI definisce un progetto come “un’attività temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico“.

Il project management è:

• L’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto. Gli esempi vanno dalla conduzione di analisi aziendali all’acquisizione di requisiti da parte delle parti interessate, alla stima del costo del progetto, alla comunicazione e alla motivazione del team di progetto.
• Guidare il lavoro del progetto per ottenere i risultati attesi. Ciò comporta la pianificazione, l’organizzazione e il controllo del progetto per raggiungere obiettivi mirati.
• Ampia gamma di approcci. Si riferisce al ciclo di vita del progetto. Un progetto di costruzione di ponti utilizza normalmente un ciclo di vita predittivo. Ma questa non è l’unica opzione. Esistono anche alternative, come approcci adattivi e ibridi, che puoi prendere in considerazione.

Il project management offre una serie di vantaggi, tra cui:

• migliorare le possibilità di successo del progetto e fornire i benefici attesi per il progetto
• aumentare la soddisfazione di tutti gli stakeholder
• completare i progetti nei tempi previsti, nel rispetto del budget e con una qualità accettabile
• utilizzare in modo ottimale i talenti e le risorse aziendali
• consentire l’attenzione al cliente e introdurre l’attenzione alla qualità
• ridurre il rischio di eventi imprevisti e di fallimento del progetto.

Qual è la differenza tra progetti e lavoro operativo?

È necessario comprendere le differenze tra Progetto, Programma e Prodotto. Nella tabella troverai le caratteristiche specifiche.

Dovresti essere in grado di distinguere tra progetti e attività operative (Operations), programmi e portfolio.

Quando ci riferiamo alle Operations, ci riferiamo all’esecuzione continuativa di attività che seguono le procedure di un’organizzazione per produrre lo stesso risultato o un servizio ripetitivo. Le Operations sono normalmente di natura permanente: sono in corso. In breve, sono il lavoro principale dell’azienda.

Nella tabella seguente sono riepilogate le differenze tra progetti, project based operations e Operations.

Queste tre attività si verificano nella maggior parte delle aziende o organizzazioni. È importante prendersi il tempo necessario per definire cosa sono e distinguerli.

Il Lexicon of Terms di PMI definisce un programma come “un insieme di progetti correlati, programmi sussidiari e attività del programma gestiti in modo coordinato per ottenere vantaggi non disponibili dalla loro gestione individuale”. (Lexicon of Terms-PMI)

Il Lexicon of Terms di PMI definisce un portfolio come “progetti, programmi, portafogli sussidiari e operazioni gestiti come gruppo per raggiungere obiettivi strategici”. L’enfasi qui è sulla costruzione, il sostegno e l’avanzamento dell’organizzazione. I portfolio di progetti sono pianificati e implementati per raggiungere obiettivi strategici. L’implementazione di un portfolio consente a un’organizzazione di condividere le risorse finanziarie e/o umane tra i progetti e i programmi del portfolio. La prospettiva del portfolio consente al gestore di portfolio di gestire i rischi e ottimizzare l’allocazione delle risorse nell’insieme dei progetti e dei programmi del portfolio. Consente inoltre di monitorare i progressi nel raggiungimento degli obiettivi strategici dell’organizzazione e di terminare o modificare le priorità di progetti e programmi per massimizzare il beneficio di queste decisioni per l’organizzazione.

Cosa sono i gruppi di processi?

È necessario avere familiarità con la definizione di un processo e dei 5 gruppi di processi di Project Management, inclusi i processi e le attività chiave associate. Questo aspetto sarà ulteriormente approfondito nel Dominio 2.

Di seguito sono riportati i 49 Processi di Project Management raggruppati per i 5 Gruppi di Processi (Process Groups): Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Controllo, Chiusura (Initiating, Planning, Executing, Monitoring and Controlling, Closing).

La Guida® PMBOK afferma che un processo è un insieme di azioni e attività correlate eseguite per creare un prodotto, un servizio o un risultato pre-specificato. I processi di project management garantiscono il flusso efficace del progetto durante tutto il suo ciclo di vita”.

• I processi del gruppo di processi di avvio (Initiating Process Group) vengono eseguiti per definire un nuovo progetto o una nuova fase di un progetto esistente ottenendo l’autorizzazione per avviare il progetto o la fase.
• I processi del gruppo di processi di pianificazione (Planning Process Group) vengono utilizzati per stabilire l’ambito di un progetto, perfezionare gli obiettivi e definire la linea d’azione necessaria per raggiungere gli obiettivi per i quali il progetto è stato intrapreso.
• I processi del gruppo di processi di esecuzione (Executing Process Group) vengono eseguiti per completare il lavoro definito nel piano di project management per soddisfare i requisiti del progetto.
• I processi nei gruppi di processi di monitoraggio e controllo (Monitoring and Controlling Process Group) vengono utilizzati per monitorare, rivedere e regolare l’avanzamento e le prestazioni di un progetto; identificarele aree in cui  sono necessarie modifiche al piano e avviare le modifiche appropriate.
• Infine, i processi nel gruppo di processi di chiusura (Closing Process Group) vengono eseguiti per completare o chiudere formalmente un progetto, una fase o un contratto.

Quali sfide di project management dovrai affrontare?

Dovresti conoscere le definizioni e le caratteristiche di Problema (issue)- Rischio – Ipotesi (assumption) e Vincolo (constraint) ed essere in grado di distinguerle.

Le sfide per il project management possono essere trovate nella definizione stessa del termine “progetto”. I progetti sono avventure in un territorio inesplorato e dovrebbero essere impegnativi. Queste sfide sono comunemente indicate come ” Problemi; Rischi, ipotesi, vincoli” Ognuno di questi termini ha un significato specifico nel project management e mescolarli o usare quello sbagliato può causare confusione. In effetti, la gestione di questi concetti e delle sfide sottostanti è uno degli aspetti più importanti del project management.

Rischi – Risks

• I rischi sono eventi o condizioni incerte che, se si verificano, hanno un impatto (positivo o negativo) su uno o più obiettivi di progetto. I rischi sono condizioni che possono avere un impatto sulla tempistica, sulla qualità o sul budget di un progetto, il più delle volte in modo negativo. È “un evento o una condizione incerta che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo su uno o più obiettivi del progetto”.
• I rischi vengono valutati in base all’impatto, alla gravità e all’eventuale preavviso per aiutarli a stabilire le priorità, in modo che il project manager possa pianificare i rischi in anticipo.
• La documentazione sui possibili rischi viene conservata in un registro dei rischi in modo che sia sempre disponibile per la revisione da parte del team di progetto. 

Problemi – Issues

• I problemi sono condizioni o situazioni che possono avere un impatto sugli obiettivi del progetto. Un esempio di ciò è un rischio che si è verificato, ad esempio una modifica di rilievo nel codice.
• I problemi sono spesso documentati durante le riunioni.
• Il project manager mantiene un elenco di tutti i problemi che sono stati sollevati, chiamato “registro dei problemi”.“
• Il log dei problemi acquisisce informazioni su una domanda o una scoperta, su chi l’ha sollevata per primo, su chi la cercherà (ovvero il proprietario del problema), sull’impatto che potrebbe avere sul progetto ed entro la data prevista per il prossimo aggiornamento e/o risoluzione/raccomandazione.

Ipotesi – Assumptions

• Le ipotesi sono relative a un progetto o ai suoi requisiti che definiscono condizioni speciali in base alle quali il progetto deve essere pianificato ed eseguito.
• Le ipotesi creano una serie di condizioni operative per il progetto che devono essere integrate nelle fasi di pianificazione, definizione del budget ed esecuzione.

Vincoli – Constraints

• I vincoli sono meglio considerati come limiti di progetto o limiti di tempo, costo o ambito.
• I vincoli possono anche spostarsi e cambiare, quindi un project manager deve bilanciare i vincoli concorrenti in tutto il progetto.
• Bilanciare questi vincoli mutevoli è un’attività di progetto in corso. A volte, può comportare l’incontro con il cliente, lo sponsor o il proprietario del prodotto per presentare alternative e possibili implicazioni. Tuttavia, potrebbe rientrare nell’autorità del team di progetto fare compromessi per ottenere il risultato.